Comparación entre habilidades de oratoria y procesos de comunicación interna.
1. ¿Qué es la expresión oral y cuál es su utilidad en una empresa?
La expresión oral es fundamental para cualquier tipo de interacción dentro y fuera de una organización. Es la habilidad de transmitir ideas de forma clara, persuasiva y coherente mediante la palabra hablada. Sin embargo, es importante comprender que, aunque la expresión oral vs comunicación organizacional son términos relacionados, no son intercambiables. Mientras que la primera se centra en el acto de hablar bien, la segunda abarca un campo mucho más amplio y complejo, incluyendo cómo la información fluye a través de los diferentes niveles y departamentos de una empresa.
Muchos líderes empresariales tienden a contratar talleres de expresión oral creyendo que mejorarán la comunicación de la organización. Esto, aunque útil para habilidades de presentación o liderazgo, no garantiza que los mensajes internos entre departamentos fluyan adecuadamente. ¿Por qué? Porque la comunicación organizacional es mucho más que el arte de hablar bien, como veremos a continuación.
2. ¿Qué es la comunicación organizacional y por qué es fundamental para el éxito?
La comunicación organizacional es el proceso a través del cual la información, ideas y decisiones se comparten entre las distintas áreas de una empresa. Esta implica mucho más que la expresión oral: también abarca los canales utilizados (como correos electrónicos, reuniones, chats internos), los estilos de liderazgo y, sobre todo, cómo se recibe y procesa la información.
El impacto de una comunicación organizacional ineficaz puede ser devastador. Según un estudio realizado por Towers Watson, las empresas que implementan una comunicación efectiva generan un 47% más de retornos para los accionistas en comparación con aquellas que no lo hacen (Ver aquí ). Es decir, la mala gestión de los flujos de comunicación afecta directamente a la productividad y los resultados económicos.
3. Principales diferencias entre la expresión oral y la comunicación organizacional
Cuando se analiza el dilema de expresión oral vs comunicación organizacional, es esencial destacar sus diferencias. La expresión oral se enfoca en mejorar cómo una persona articula sus pensamientos frente a un público, mientras que la comunicación organizacional se trata de cómo esa persona interactúa con otros miembros del equipo, asegurando que el mensaje llegue de manera efectiva y clara a través de los procesos adecuados.
La expresión oral es útil, sin duda, para líderes que buscan motivar y liderar equipos. Sin embargo, para lograr que toda la empresa esté alineada y funcione correctamente, lo más importante es que existan procesos de comunicación bien definidos. Por ejemplo, un mensaje claro en una reunión puede perder su sentido si, al enviarse por correo electrónico, involucra a demasiadas personas que confunden o desvían la intención original.
4. Problemas comunes al contratar solo habilidades de expresión oral
Contratar a un profesional especializado en expresión oral, como un actor o un experto en oratoria, puede mejorar cómo un líder o equipo se presenta ante otros, pero no aborda la raíz de los problemas de comunicación interna. Sin un proceso de comunicación organizacional bien definido, incluso la mejor expresión oral puede perderse en el caos.
Por ejemplo, imaginemos una empresa donde el CEO tiene grandes habilidades de comunicación en público. Se expresa claramente en reuniones, pero cuando la información se distribuye, el mensaje original cambia o se pierde por completo. Un error común es que el CEO envía correos generales a todo el personal, pero al no especificar claramente las responsabilidades, cada departamento interpreta el mensaje de manera diferente. El resultado: un equipo ejecuta el proyecto de manera distinta a otro, generando descoordinaciones.
Otro ejemplo práctico es el siguiente: en una empresa que maneja múltiples proyectos, los gerentes de área reciben correos electrónicos con instrucciones vagas. Dado que los mensajes no son claros, cada uno entiende algo diferente. Como resultado, un proyecto de marketing se retrasa porque la coordinación entre el equipo de diseño y el de ventas falla. Esto no es un problema de expresión oral, sino de falta de procesos de comunicación estructurados.
5. Cómo la comunicación organizacional eficiente previene errores internos
Una comunicación organizacional eficiente previene errores comunes que, en última instancia, cuestan tiempo y dinero. Para ilustrarlo mejor, te comparto un ejemplo hipotético:
En una empresa de tecnología, el equipo de desarrollo y el de atención al cliente no tienen canales directos de comunicación. Cuando surge un problema técnico con los clientes, el equipo de atención informa a los gerentes, y estos, a su vez, lo comunican al equipo de desarrollo. Este proceso indirecto genera confusión. A menudo, la información llega incompleta o distorsionada. Esto resulta en soluciones mal implementadas o tardías, frustrando tanto a los clientes como a los desarrolladores. Una estructura organizacional de comunicación bien diseñada, con canales directos entre departamentos, evitaría este problema, permitiendo una interacción más fluida y sin malentendidos.
Otro ejemplo común es el uso excesivo de correos electrónicos para cualquier tipo de comunicación. En algunas empresas, los empleados dependen de los correos electrónicos para transmitir incluso las instrucciones más simples. Como resultado, muchos mensajes se pierden en largas cadenas de correos con demasiados destinatarios, y las tareas importantes se retrasan porque nadie está seguro de quién debe ejecutar qué tarea. Esto se soluciona implementando un sistema de gestión de proyectos más claro, donde se definan roles específicos y se priorice el uso de herramientas colaborativas más eficientes que los correos masivos.
6. Casos de descoordinación por falta de una buena comunicación organizacional
Otro ejemplo típico de descoordinación ocurre cuando el flujo de comunicación pasa por demasiados intermediarios. Imaginemos una empresa donde los mandos medios reciben instrucciones de los ejecutivos, pero al bajar la información a los empleados, estos mandos filtran el contenido para proteger su propia posición. Por ejemplo, si un gerente recibe instrucciones de implementar un cambio, puede decidir no comunicarlo completamente a su equipo por temor a perder el control o ser cuestionado. Esto genera confusión, ya que los empleados trabajan sin saber que hay una nueva estrategia en marcha. El problema aquí radica en la falta de canales directos y transparentes entre los ejecutivos y los empleados.
Otro error común es confiar demasiado en un único canal de comunicación. Imaginemos una empresa donde todos los cambios y novedades se comunican exclusivamente a través de WhatsApp, sin establecer jerarquías ni métodos claros para el seguimiento. Esto provoca que las instrucciones se malinterpreten o se olviden, porque los empleados reciben demasiados mensajes sin un orden adecuado. Como resultado, proyectos importantes no se completan a tiempo y el ambiente laboral se vuelve caótico. La solución sería implementar una plataforma más formal y estructurada, donde los responsables puedan seguir el progreso de cada tarea sin depender solo de mensajes instantáneos.
7. ¿Qué debe buscar tu empresa en un consultor de comunicación organizacional?
Al momento de contratar un consultor de comunicación organizacional, es fundamental que este no solo tenga habilidades de expresión oral, sino que sea capaz de:
- Diagnosticar los flujos de comunicación existentes: El consultor debe ser capaz de identificar las barreras o «nudos» en el proceso de comunicación interna, como la falta de transparencia en los mandos medios o el uso ineficiente de los correos electrónicos.
- Implementar sistemas de comunicación eficientes: Un buen consultor no solo enseñará a hablar mejor, sino que también definirá procesos claros para asegurarse de que cada departamento sepa cómo y cuándo debe comunicarse. Esto incluye la elección de los canales adecuados, como herramientas de colaboración en lugar de depender de correos electrónicos masivos.
- Capacitar en estrategias de comunicación interdepartamental: No basta con enseñar a los líderes a hablar bien. Se necesita que todos los niveles de la organización entiendan cómo los mensajes deben fluir de forma clara y eficaz entre los diferentes departamentos, minimizando los malentendidos.
Estrategia número 1: Implementar herramientas de gestión de proyectos
Una forma sencilla y rápida de mejorar la comunicación organizacional es implementar herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana o Slack. Estas plataformas permiten asignar tareas claras a cada miembro del equipo, seguir el progreso y evitar que la información se pierda entre correos electrónicos interminables. Como resultado, los equipos pueden colaborar de manera más eficiente, asegurándose de que cada tarea esté bien comunicada y que haya un flujo de trabajo claro.
Estrategia número 2: Definir roles claros en las reuniones
Muchas veces, el problema de comunicación se da porque no está claro quién debe hacer qué después de una reunión. Una técnica efectiva es asignar roles específicos a los asistentes (por ejemplo, quién toma notas, quién es responsable de enviar el resumen o quién se encargará de las siguientes acciones). En consecuencia, todos sabrán qué se espera de ellos y se evitarán malentendidos y tareas que se quedan en el aire.
Estrategia número 3: Crear una política de uso de canales de comunicación
Al pensar en Expresión oral vs comunicación organizacionals fundamental definir qué tipo de comunicación debe ir por correo, cuál por WhatsApp o qué temas se deben discutir en reuniones. Esto evita que la información importante se mezcle con mensajes menos relevantes. Por ejemplo, si se decide que las instrucciones importantes deben ir solo por correo y las dudas se resuelven por WhatsApp, los empleados sabrán dónde buscar la información clave sin tener que revisar múltiples plataformas.
Conclusión
Si tu empresa está enfrentando problemas de comunicación, no subestimes el impacto que esto puede tener en la productividad y, en última instancia, en los resultados financieros. Recuerda que la expresión oral vs comunicación organizacional no son términos equivalentes. Si bien es importante que los líderes sepan cómo expresarse correctamente, lo esencial es que los flujos de comunicación interna sean eficientes y claros para todos. Optimiza los procesos de tu empresa hoy, y notarás la diferencia en la coordinación de los equipos y en la satisfacción de tus empleados.
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